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物业公司档案管理办法

时间:2019-06-10 10:43来源:www.0731wy.com 作者:湖南物业网 点击:
物业公司档案管理办法 为规范公司档案管理工作,保证公司正常的经营及管理活动正常进行。根据集团公司档案管理有关规定,并结合公司的实际情况,特制定本办法 一、本制度适用于公司的档案管理工作。 二、公司的档案管理工作由综合管理部指派专人进行管理。其

     物业公司档案管理办法
    为规范公司档案管理工作,保证公司正常的经营及管理活动正常进行。根据集团公司档案管理有关规定,并结合公司的实际情况,特制定本办法
一、本制度适用于公司的档案管理工作。
二、公司的档案管理工作由综合管理部指派专人进行管理。其主要负责:
(一)拟订公司档案管理办法;
(二)收集公司行政管理资料、人事资料以及其它各类资料,并进行组卷、编号、编制卷内目录及档案保存、借阅等管理工作。
1、档案的分类
    公司档案按专业管理范围划分为:
   行政管理档案
   人事管理档案
   经营管理档案
   工程技术档案
   质量体系文件和质量管理文件
   财务档案和归档要求按集团财务部要求归档
   其他类型
2.归档范围及编号
① 行政管理档案
a 集团下发文件
b 公司管理文件:
    公司编号的全部文件
    公司制订的规章管理制度
    总经理办公会文件和纪要
    公司各类请示报告及批复
    公司重大活动策划方案及有关资料
    公司获奖、达标的奖状、证书及其有关资料
    公司档案清册及销毁清册
c 公司通报、简报
d 外来(政府下发)文件
②人事管理档案
a 人事管理资料
       公司领导及中层干部任免文件
       公司人员编制名单及职工档案(包括专业技术资质证明)
       职工转正定级、调资、离退休、死亡、抚恤资料
       职工奖惩记录及文件
b 职工培训考核档案
c 人力资源备档案
③ 经营管理档案
       公司经营资质和许可证
       公司年度经营工作计划及对外统计报表
       签订的合同及协议
       工程成本分析、成本核算及预算资料
       分包方、分供方档案
       公司固定资产清册
       公司基建工程申请、批复及竣工交付资料
3、归档要求
① 归档资料(包括照片、声像)由各部门按职责分工收集、整理、装订成册后交公司办公室存档。
② 收集整理的资料应完整、分类正确、装订规范满足耐久性要求。
③ 资料归档时公司办公司办公室应归档目录清单核对归档资料,办理交接手续。
④ 资料归档时公司综合管理部应按归档目录清单核对归档资料,办理交接手续。
⑤ 归档资料由办公室组卷、编号、填写卷内目录并决定档案秘级,加盖秘级标识印章后分类,按时间顺序排列入柜保存。
4、归档与保存时间
① 每半年归档一次。各单位于半年后的一月内整理资料交公司综合管理部归档
② 档案保存时间:
     行政管理档案10-15年;
     人事档案:与聘用人员时间同步;
     经营管理档案:10-15年
     工程技术档案:永久
5、保管与借阅
① 公司办公室对归档资料应建立档案资料管理台帐。
② 档案资料管理应具有防火、防潮、防虫、防损坏、防盗的安全措施。
③ 档案资料应按秘级类别、时间顺序排列放置便于检索。

 

 

(责任编辑:湖南物业网陈)
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