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物业档案管理基础知识

时间:2019-04-29 11:39来源:www.0731wy.com 作者:湖南物业网 点击:
物业档案管理基础知识 一、物业档案定义 物业公司、项目、各部门从事业务等活动中直接形成对企业有价值的各种历史记录,包括:各种文字、记录、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 二、物业档案

       物业档案管理基础知识

  一、物业档案定义

  物业公司、项目、各部门从事业务等活动中直接形成对企业有价值的各种历史记录,包括:各种文字、记录、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

  二、物业档案管理对企业管理的意义

  ※ 是评优的重要考核条件

  ※ 是质量体系评审的重要条件

  ※ 是企业文化的沉淀和传承

  三、物业档案构成明细

  会计档案和职工个人及特殊载体档案按照国家专门规定整理

  1、会计档案管理办法(财会字〔1998〕32号)

  2、照片档案管理规范(GB/T11821-2002)

  3、磁性载体档案管理与保护规范(DA/T15-1995)

  4、企业职工档案管理工作规定(劳力字〔1992〕33号)

  四、传统整理方法--以卷为管理单位

  一般分类方法有:部门、内容、年度、保存期限、保密程度

  档案管理程序:

  档案收集---分类整理--编号装订--立卷归档--档案修正--档案使用

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  立卷:立卷就是把已办理完有保存价值的文件,根据其固有的特征和内部联系,分门别类地有序地组合成案卷,也即是将互有联系的文件进行分类、组合、编目的一个过程

  备考表:用来登记卷内文件的基本情况,便于档案管理人员和利用者了解案卷的有关情况。

  装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒,填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等内容,加盖保存期限的章

  五、卷内文件排列

  (1)管理性企业文件材料按问题、时间或重要程度排列。

  (2)案卷内文件材料排列:1、文字材料在前,图样在后;2、译文在前,原文在后;3、正件在前,附件在后;4、印件在前,定(草)稿在后;5、 批复在前,请示在后; 6、复文在前,来文在后;7、案件的结论性文件在前,依据性材料在后

  (3)基建类文件材料按项目依据性材料、基础性材料、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工验收排列。

  (4)设备类文件材料按依据性排列如:使用说明、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修顺序排列。

  六、档案排架

  从左到右的顺序排列上架, 也可将历年档案统一按保管期限分别排架,卷内文件材料页号的编写:案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。单面书写的文件材料在其右下角编写页号;双面书写的文件材料,正面在其右下角,背面在其左下角编写页号。一般每卷不超过2公分(200张)。

  图样页号编写在标题栏外,卷内目录、卷内备考表不编写页号。

  七、归档纸型

  一般采用国际标准A4型(297mm×210mm)或国家通用16开型(260mm×185mm)。图样折叠时标题栏露在右下角,盒脊厚度可根据需要设置为10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm,卷盒采用337克重以上的无酸牛皮纸制作。

  八、档案保存期限

  短期档案:为1-4年;

  长期档案:为5-10年;

  永久档案:为永久保存;

 

(责任编辑:湖南物业网陈)
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