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物业公司参观接待工作流程

时间:2019-03-15 09:33来源:www.0731wy.com 作者:湖南物业网 点击:
物业公司参观接待工作流程 发展的象征,前来参观的领导及群众也很多,参观接待将成为前期及日常管理工作的重要一部分。 一、参观接待 (一)参观接待需求分析 参观具有频次多,服务要求高的特点。根据我们对高档写字楼、政府楼盘的参观接待服务经验,接待服

        物业公司参观接待工作流程
  发展的象征,前来参观的领导及群众也很多,参观接待将成为前期及日常管理工作的重要一部分。

  一、参观接待

  (一)参观接待需求分析

  参观具有频次多,服务要求高的特点。根据我们对高档写字楼、政府楼盘的参观接待服务经验,接待服务的需求主要表现在以下几方面:

  项目服务需求

  礼仪礼仪服务人员的形象、举止、穿着

  内容接待、引导、介绍、商务保密

  环境绿化、租摆、清洁、会议室布置、

  设备音响、视频、温度、照明、摄像、录音、网络

  (二)参观分级接待的设想

  根据我们对边贸城的了解和分析,前来参观的主要有以下几种情况:

  1、一类参观: 中央领导、国外重要宾客参观

  2、二类参观:上级领导检查参观

  3、三类参观:兄弟单位参观交流

  4、四类参观:一般团体客户、准租赁户参观

  不同级别的参观接待,对接待的需求重点是不同的,为此,我们提出参观接待分级服务的管理思路,针对不同级别的接待和需求,提供不同的服务,保证接待工作准确、优质、高效地完成,以满足不同的客户对参观接待服务的需求。

  (三)不同级别参观的接待规格和标准(见附件一~附件四)

  (四)参观接待安排:发函给物业公司,说明参观接待需求,物业公司负责与承运人及各营运商协调参观服务接待流程如下:

一类参观接待规格及标准

    适用接待:中央领导及国外重要宾客

  
事前准备
  
  
硬件要求
  
  
服务要求
  
  
人员安排
  
  
规范用语
  
  1.  提前一天经理召集各部门主管布置工作细则 和注意事项;
  2.  由主管制定《接待安排表》定岗、定人,规划路线;
  3.  提前半天各部门落实会议要求相关事项;
  4.  提前1天检查接待准备状态(视频系统、会议场地、会议用品等);
  5.  根据《会议室使用、预定一览表》客服部提前1小时准备用品、用具;
  6.  客服部提前15分钟所有人员到岗;
  7.  清洁人员提前半天彻底清洁会议厅卫生、设备房及死角卫生;
  8.  绿化人员提前半天准备会议所用植物;
  9.  工程部进行与客服部提前半天对会议视音响统进、灯光进行调试;
  
10.               保安部进行日常的服务工作。
  
  1.会议厅及参观路线、卫生间清洁、卫生;
  2.行走线及会议厅内所有物品摆放整齐,所需物品准备充足;
  4.绿化植物长势良好、清洁无虫; 
  6、大门口铺红地毯、红地垫
  7.一层电子屏幕打欢迎标语;
  8.所有设备设施(照明、音响设备)使用状态良好。
  
  1.站立式服务
  2.微笑服务
  3.敬语服务
  4.指示服务
  5.会务服务
  6.茶点服务
  7.敬礼服务
  8、介绍服务
   
  
  1. 大门岗保安员
  2. 大厅迎宾
  3. 参观引导
  4. 会务服务员
  5. 会议音视频设备操作
  6. 接待工程支持人员
  7. 男女洗手间清洁员
  8. 会务总控主管(客服主管)
  9. 外围巡逻保安员 
  
10.             停车场保安员
  
11.             门口车辆指挥及机动保安班长
  
12.             从公司调配保安资源和会议服务人力,根据情况加强安全防范力量和接待服务。
   
  
  1.  欢迎光临
  2.  您好
  3.  这边请
   
  
  
备注
  
  
接待会议提供高级茶水、饮料、高级茶杯、纸、笔、鲜花、糕点、咖啡等
  
           

附件二

二类参观接待规格及标准

     适用接待:各级政府领导参观交流

  
事前准备
  
  
硬件要求
  
  
服务要求
  
  
人员安排
  
  
规范用语
  
  1.  提前一天经理召集各部门主管布置工作细则和注意事项;
  2.  提前半天各部落实接待要求,规划接待路线,定岗、定人及落实相关事项;
  3.  制定《接待登记表》,下发至各部门,按要求进行准备工作;
  4.  工程部和客服部提前3小时检查会议准备状态(视频系统、会议场地、会议用品等);
  5.  客服部提前1小时准备用品、用具;
  6.  所有人员提前30分钟到岗;
  7.  客服主管提前30分钟检查所有会议用品、用具、会议厅整体环境、设备的准备情况;
  8.  清洁人员提前半天彻底清洁会议厅卫生、设备房及死角卫生;
  9.  绿化人员提前半天准备接待所用植物和花草;
  
  1. 接待路线及外围、走廊、卫生间清洁、卫生;
  2. 会议厅内及接待路线周围所有物品摆放整齐;
  3. 大门口铺大红地毯、红地垫大门口铺红地垫;
  4. 大门岗、大门口设欢迎告示牌;
  5. 一层电子屏幕打欢迎标语;
  6. 绿化植物长势良好、清洁无虫;
  7. 所有设备设施(照明、空调)使用状态良好。
  
  1. 站立式服务
  2. 微笑服务
  3. 敬语服务
  4. 指示服务
  5. 会务服务
  6. 安全服务
  7. 洗手间服务
  8. 茶点服务
  9. 敬礼服务
  
  1. 大门岗保安员
  2. 大门口服务员迎宾
  3. 大厅迎宾
  4. 会务服务员
  5. 会议音视频设备操作
  6. 接待工程支持人员
  7. 男女洗手间清洁员
  8. 接待总控主管(客服主管)
  9. 外围巡逻保安员 
  
10.             -1F停车场保安员
  
11.             门口车辆指挥及机动保安班长
  
  1. 欢迎光临
  2. 您好
  3. 这边请
  4. 请问您是需要茶水还是咖啡
  5. 您辛苦了
  6. 请用毛巾
  
  
备注
  
  
会议提供咖啡、高级茶叶、名烟、时令水果、点心、瓷杯、餐巾纸、纸、笔、鲜花等
  
           

附件三

三类参观接待规格及标准

     适用接待:兄弟单位参观交流

  
事前准备
  
  
硬件要求
  
  
服务要求
  
  
人员安排
  
  
规范用语
  
  1. 提前半天规划参观线路;
  2. 客服部提前30小时准备用品、用具;
  3. 客服部提前5分钟所有人员到岗;
  4. 清洁人员进行日常保洁工作;
  5. 绿化工进行日常绿化保洁工作;
  6. 工程部进行日常的维修保养工作;
  7. 保安部进行日常的服务工作。
   
  
  1.会议厅、参观路线及外围、走廊、卫生间清洁、卫生;
  2.参观路线周围所有物品摆放整齐;
  3.绿化植物长势良好、清洁无虫。
  
  1.站立式服务
  2.微笑服务
  3.敬语服务
  4.指示服务
  4.  会务服务
  5.  介绍服务
  
  1.参观接待服务员
  2、会议音视频设备操作
  
  1.  欢迎光临
  2.  您好
  3.  这边请
  4.  请用茶水
  
  
备注
  
  
会议提供茶水或根据要求提供
  
           




附件四

四类接待规格及标准

     适用接待:一般团体客户、准租赁户参观

  
事前准备
  
  
硬件要求
  
  
服务要求
  
  
人员安排
  
  
规范用语
  
   
  1.  提前30分钟准备用品、用具;
  2.  提前15分钟所有人员到岗;
  3.  清洁人员进行重点保洁工作;
  4.  工程部进行重点维修保养工作;
  5.  保安部进行日常的服务工作。
  
  1、所有物品摆放整齐,所需物品准备充足; 
  2.大门口设欢迎告示牌;
  3.一层电子屏幕打欢迎标语;
  4.绿化植物长势良好、清洁无虫。
  
  1. 站立式服务
  2. 微笑服务
  3. 敬语服务
  4. 指示服务
  5. 会务服务
  6. 安全服务
  7. 敬礼服务
  8. 介绍服务
  
  
1.             大门岗保安员2人
  
2.             大厅迎宾1人
  
3.             参观接待引导1人
   
  
  1. 欢迎光临
  2. 您好
  3. 这边请
   
   
  
  
备注
  
  
会议提供咖啡、茶水、时令水果、餐巾纸、纸、笔等
(责任编辑:湖南物业网陈)
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