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某大学物业公司行政办公室工作管理规定

时间:2018-05-14 09:17来源:www.0731wy.com 作者:湖南物业网 点击:
某大学物业公司行政办公室工作管理规定 一、公文管理规定 (一)总则 为加强公司公文管理,使之规范化、制度化、科学化,根据学校有关公文处理规定,结合公司实际特制定本办法。 1.公司公文是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题,指导或商洽工作的重要工

      某大学物业公司行政办公室工作管理规定

  一、公文管理规定
  (一)总则
  为加强公司公文管理,使之规范化、制度化、科学化,根据学校有关公文处理规定,结合公司实际特制定本办法。
  1.公司公文是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题,指导或商洽工作的重要工具。
  2.公司公文实行统一管理。公司各类公文统一由行政办公室负责签收、分办、处理、存档。公司领导不得直接受理公文。
  3.各部门及有关人员,对公文中涉及国家、政府、学校、公司应保密的事项,必须严守秘密,不准随便向他人泄露。
  4.公文保密等级分为:绝密、机密、秘密三种,其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用载体。绝密文件只能印一份,由起草人送有阅文资格的人员传阅,机密文件按审阅人数打印,阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。文件机密级数,由发文单位主管领导根据文件内容确定。
  5.公司发文的程序为:拟稿、审核(部门领导)、签发(公司领导)、打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。
  6.公司收文的处理程序为:收文、分文、传送、催办、立卷、归档。
  (二)草拟公文应注意以下事项:
  1.内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。
  2.反应情况要客观,实事求是。
  3.文字要准确、精炼,条理要清楚,层次。
  二、印信使用管理规定
  (一)总则
  为保证印章、介绍信使用的合法性、严肃性和可靠性,有效地维护公司利益,杜绝违法行为的发生,特制定本办法。
  (二)印章的刻制
  公司印章刻制均须报总经理批准,由行政办公室出具公司介绍信,各部门方可到正规的印章刻制店刻制。印章的形体和规格,按国家有关规定执行。
  (三)印章的启用
  1.新印章要做好戳记,并留样保存,以便备查。
  2.印章启用应事先发启用通知,注明启用日期、发放单位和使用范围。启用印模应用蓝色印油,以示首次使用。
  (四)印章的保管、交接和停用
  公司各类印章必须有专人保管。
  1.公司的正式印章、专用印章、钢印、手章应指定行政人员保管。
  2.各部门印章由各部门指定专人负责保管。
  3.印章保管须有记录,注明印章名称、颁发机关、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。
  4.印章保管必须安全可靠,须加锁保存。特制印章要放在保险柜。印章要在办公室和随身携带、不准委托他人代管。
  5.印章移交须办理手续,签署移交证明,注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。
  (五)有下列情况,印章须停用:
  1.机构变动或机构名称改变。
  2.上级部门通知改变印章图样。
  3.印章使用损坏。
  4.印章遗失或被窃,声明作废。
  (六)印章停用要提出处理办法,并报经领导批准,及时停用印章送制发机关封存或销毁,建立印章上交、清退、存档、销毁的等级档案。
  三、印章的使用
  (一)使用范围
  1.凡属以公司名义对外、对内发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司印章。
  2.凡属部门业务范围内加盖部门印章。
  3.凡属合同类的用合同专用章。
  4.凡属财务会计业务的用财务专用章。
  (二)使用印章,一律实行审批制度。凡经领导批准方可盖章,其权限分级掌握,使用哪级印章,由哪级领导批准,并由其负责。凡不符合用印需要的,均应拒绝盖印。用印人填写用印登记薄,领导在该表签批。
  (三)使用印章,一律实行登记制度,注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。
  (四)代章或因工作急需而又无合适印章,可采用借章办法,借章在落款处加注“借印”、“代”字样。
  (五)使用印章时,保管人应对盖印的文书内容、手续、格式把关检查,发现问题及时请示领导,妥善解决。
  (六)严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印,印章保管人长期外出时须将印章妥善移交,以免延误工作。
  四、介绍信管理
  (一)介绍信种类:存根介绍;信笺介绍;证明信(材料)
  (二)介绍信一般由行政办秘书负责保存。
  (三)介绍信开具要严格履行审批手续。一般事宜由部门负责人签字后行政办公室主任审批;重要事宜由分管领导审批。
  (四)严禁开出空白介绍信。
  五、附则
  (一)未按本办法要求使用印信、保管印信,造成丢失、盗用、仿制等,依情节轻重,对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究法律责任。
  (二)本办法由行政办公室解释、补充,由公司总经理办公会议通过后颁布生效。
 
 
(责任编辑:湖南物业网陈)
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