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物业公司管理工作效率标准参考范本

时间:2011-03-14 14:07来源:www.0731wy.com 作者:湖南物业网 点击:
1.0办公室效率标准 1.1各部门报送的书面请示、报告、报表,凡在每日PM15:00之前收到的,应在当日下班(PM18:00)前批办,并通知部门取回批件;凡在每日PM15:00之后收到的,应在次日AM10:00前批办,并通知部门取回批件;如遇总经理因故外出,无法批办时,由总

 1.0办公室效率标准
  1.1各部门报送的书面请示、报告、报表,凡在每日PM15:00之前收到的,应在当日下班(PM18:00)前批办,并通知部门取回批件;凡在每日PM15:00之后收到的,应在次日AM10:00前批办,并通知部门取回批件;如遇总经理因故外出,无法批办时,由总经理秘书在规定时限前告知送件的部门经理;如因故不宜批办,或需对报送件进行修改,或需推迟批办时,由总经理在规定时限内通知送件部门经理。
  1.2各部门报送的一般性合同、协议,也按上述时限标准执行;内容重要、金额较大、条款复杂的,在收到后二日内(含收件当日)批办;如不宜批办,或需进行修改,或需推迟批办时,在规定时限内由总经理通知送件部门经理。
  1.3各部门报送的紧急《采购申请单》、紧急《租赁合同书》、紧急客户投诉、紧急事故处置方案,收到报送件后即时(15分钟内)批办;如遇总经理因故外出,由总经理授权代理人批办,或由总经理秘书在15分钟内电话请示总经理批办,或由部门经理电话请示总经理批办。无法联系请示时,由主办部门经理主持办理,在事后向总经理反馈结果即可,不可有所耽误。
  1.4各部门经理在晨会、例会上反映和请示的事项,由总经理当场批办;因故不宜批办时,在当日下班前批办;仍不宜批办时,由总经理在次日晨会前(或会上)向有关部门经理反馈意见。
  1.5各部门经理电话或口头反映和请示的事项,由总经理当时批办;因故不宜时,在日下班前批办。
  1.6凡各部门报送的文件,由总经理秘书代收,并注明收到时间,及时转呈并
  提示总经理批办。
  1.7各部门报送的人员需求、职级调整、奖惩、辞离等人事报表,在收到后二日内(含收件当日)审签,并向有关部门经理反馈意见;如因故不宜审签时,在规定时限内由人事部经理向有关部门经理反馈意见。
  1.8新员工面试,应在不超过两次的时限内安排实施,并在总经理签批(无论是否同意)后两日内将结果通知应聘人员。
  1.9各部门报送的加班、休假(含倒休)单,凡在每日PM16:00之前收到的,应在当日下班前(PM1800)批办(无论是否同意),并将结果反馈送件部门,凡在每日PM16:00之后收到的,应在次日AM10:00之前批办(如当日下班前可批办的,尽量抓紧批办),并将结果反馈送件部门。
  1.10各部门报来的更换工卡、更换胸牌、更换更衣柜钥匙,应在接受后10分
  钟内为其办结;如因客观原因需推迟时,应告知具体时间,并按时办结,免让员工等侯。
  1.11各部门经理亲自或授权他人电话或当面咨询有关人事劳资问题时,应记下内容要求,在当日内给予解答;如一时不便解答时,应告知具体时间,并按时解答。
  2.0财务部效率标准
  2.1各部门报送的一般性《采购申请单》、《委托加工申请单》,应在接受后的三日内(含收单当日)完成采购或送出加工,并在购进验货当日通知申购部门(主管以上人员),送出加工也需将修愎的具体时间通知送修部门;紧急采购应在二日内(含收单当日)完成采购,并在购进验货当日通知申购部门(主管以上人员);特殊新购物品的采购应在四日内完成,并在购进验货当日通知申购部门。上述采购时限含询价、报批、进货验收等环节在内。如在上述时限内不能完成采购任务时,应向申购部门经理反馈结果,并向总经理报告。
  2.2各部门报送的费用单据(按规定日报送),应在二日内批办,并将结果反馈各部门经理。
  2.3各部门报送的用款申请单应在二日内(含报单日)审核并转报;如不宜审批,或需作出修改时,应在规定时限内向报单部门经理反馈意见。
  2.4各部门报送的合同、协议,应在二日内(含接收日)审核并转报;如不宜审批,或需作出修改时,应在规定时限内向报单部门经理反馈意见。
  2.5各部门报送的其他文件或咨询与财务有关的问题时,应在收到文件或接到咨询后当日内批办或答复;如不宜批办,需作修改,无法解答时,应在规定时限内向报件或咨询部门经理反馈意见。
  3.0客务部效率标准
  3.1收到人事部《发放工服通知单》后,应在15分钟内,完成配发工服程序;如无合适工服,应当即向人事部(主管或经理)反馈情况,并报告本部门经理,商定解决方案,并向需换装人员作出解释。
  3.2收到人事部《离店通知单》后,应在15分钟内,清点验收员工应缴工服,退交不齐的计算并填写工服赔偿单,报送人事部(主管或经理)。
  3.3收发员工报洗工服时,应在5分钟之内,完成清点、收发、登记等程序。
  3.4收发客人报洗工服时,应在5分钟之内,完成清点、收发、登记等程序。
  3.5接转客人和内部电话时,应在铃响5声内(最好3声),向对方回答(按规定用语),并接通电话。
  3.6发现设备、设施一般性故障需维修时,应在15分钟内,将《维修单》报送工程部;发现掉闸断电、跑水、停梯、消防报警等紧急事故时,应在1分钟之内电话通知工程部(主管以上人员或值班技工)、保安部(值班主管或中控室)安排维修或采取救治措施。
  3.7发现每日PM16:00之前报送的维修单在当日未维修或虽维修但效果不合格时,应在次日AM9:00前(或公司晨会上)提示工程部抓紧维修,或向总经理报告;凡每日PM16:00之后报送的维修单在次日上午(AM12:00)前未维修或虽维修但效果不合格时,应再次提示工程部在该日下班前(PM17:00)修愎。
  3.8接到客人投诉时(电话或来人),应在5分钟内将投诉内容报送本部门经理及有关部门经理,由客务部经理或有关部门经理(经理不在时,可由主管)在10分钟赶到现场,面见投诉人,聆听、商议和解决投诉问题,投诉解决结果在下班前或次日晨会上向有关部门经理及总经理通报(重大投诉、紧急投诉,应在10分钟内报告总经理)。
  3.9发现公司公共区域环境、秩序状况异常时,或客户房内变化异常时,应在15分钟内报告本部门经理(或主管),由经理(或主管)现场察看并妥善处理有关问题。
  4.0工程部效率标准
  4.1楼内温度:夏季室内温度24℃-26℃,冬季室内温度20℃-24℃;夏季走廊及门厅温度25℃-28℃,冬季走廊及门厅温度18℃-22℃。
  4.2接到销售部《客户入住通知单》时,应按规定的入住时间提前三日(不含入住日)完成全部维修含装修项目并验收合格;如销售部有特殊时限要求时,按要求时限完成维修和验收;无法按上述时限完成维修时,应在接到《客户入住通知单》或其他书面通知的当日向销售部经理反馈意见,或向总经理报告。
  4.3接到客务部客户入住前验收或客户入住后回访单时,应在验收后两日内及回访后一日内完成维修并验收;如无法按上述时限完成维修时,应在验收或回访当日向客务部经理反馈意见,或向总经理报告。
  4.4接到一般性维修单时,凡是客人区域(含房间、走廊、卫生间、电梯厅)的,应携带必需工具材料在10分钟之内赶到现场;在公司自用区域时,应在15分钟之内赶到。属于更换灯具应在15分钟内完成;属于更换节门应在30分钟内完成;属于其他维修项目应在60分钟内完成。
  4.5接到断电、跑水、掉顶、停梯、消防等紧急故障通知时,应携带工具在3分钟之内赶到现场,并在10分钟内有效控制故障,然后按第4条时限要求完成维修。
  4.6凡维修单在当日未能完成时,应在次日晨会上向报单部门经理反馈情况,并告知完成维修的具体时限。
  4.7凡报出的采购申请单,未能按单上要求时限或公司规定时限购货,影响维修项目按时完成时,应在超时的当日向财务部经理和报修的部门经理反馈情况,或向总经理报告。
  5.0保安部
  5.1接到烟感报警信号时,值班主管和火警值班员应在1分钟之内赶到报警现场。
  5.2接到客户携物出门条签批信息时,值班主管应在3分钟之内办理审签。
  5.3发现消防报警系统出现故障时,应在5分钟之内赶到现场,如无法处置时,应通知维保单位在2小时内赶到现场维修;如维修单位未在此时限内前来或维修不妥,或故障严重时,应在超出上述时限30分钟内通知本部门经理,需要时报告总经理。
  5.4接到车场交通事故信号时,经理(或值班主管)应在10分钟内赶到事故现场。
  5.5接报员工或客户治安事故(或事故迹象)信息时,经理或值班主管应在10分钟内赶到楼内事故现场(或报案人所在位置),楼外现场在30分钟内赶到。
 

(责任编辑:湖南物业网)
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