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物资采购、验收、入库、报销流程

时间:2011-03-14 13:51来源:www.0731wy.com 作者:湖南物业网 点击:
采购 使用部门 1. 提出物资使用建议,拟写《内部请示报告》,经总经理签批后方可提出采购申请。 根据使用物资的性质决定: ①. 无需询价直接申请采购,填写《采购申请》(见附表)。 ②. 重要物资询价后,根据物资的性价比,采购员需将询价结果以《内部请

采购
   使用部门
  1. 提出物资使用建议,拟写《内部请示报告》,经总经理签批后方可提出采购申请。
  根据使用物资的性质决定:
  ①. 无需询价直接申请采购,填写《采购申请》(见附表)。
  ②. 重要物资询价后,根据物资的性价比,采购员需将询价结果以《内部请示报告》的形式上报总经理批示,再填写《采购申请》
  以下物资无需写《内部请示报告》:
   “工程备品备件”
   “工程最低月耗”
   “清洁月耗品”
   “员工劳保用品”
   “办公用品、耗材”
   “有偿服务收费项目”
  2. 填写《采购申请》
  使用部门填写以下内容:
   采购原因、收(免)费
   申请人、申请日期、要求到货日期
   部门经理签字
   申请采购内容、品牌、规格型号、单位、申请数量
  3. 将填写完的采购申请送至库房,由库管员签收。
   库房
  1. 接到使用部门送来的《采购申请》,按类别在“采购编号”栏中进行编号。
  2. 根据使用部门的申请数量,与库存进行核实,填写《采购申请》中“库存数量”、“批准数量”两栏。
  3. 将核实的《采购申请》在“库房管理员”处签字后送至采购员处。
   采购员
  1. 接到库房送来的《采购申请》,按需购物资的要求进行询价。
  采购员填写以下内容:
   单价、合计
   此采购申请含此页共计*页,附件*页
   预计总金额(大、小写)
   供货商全称
   联系人、联系电话
  2. 在“采购员”处签字后,送至综合部。
   综合部
  1. 接到采购员送来的《采购申请》,由部门经理审核,并签字。
  2. 做好“采购申请”签收登记后,送至财务部进行审核。
  3. 财务审核通过,报至总经理审批;财务审核不通过,返回采购员。
  4. 总经理签批同意,将《采购申请》送至采购员进行采购,并做好记录。
   财务部
  1. 对《采购申请》中的采购内容、实际采购数量、小计与合计金额进行审核。如审核无误,签字确认;发现错误予以注明,并退回综合部。
  审核时需注意以下几点:
   采购内容是否与预算中相符,如“工程最低月耗”、“清洁月耗品”、“劳保用品”等
   实际采购数量、小计与合计金额是否有误
   大写金额是否规范
   各职能部门签字是否齐全
   采购员
  1. 联系供货商,物资到位。
  2. 将《采购申请》复印,送至库房以备验收时使用。
   验收、入库
   库房
  1. 库管员与使用部门、供货商三方共同对到货物资进行验收。
  验收时注意以下几点:
   物资是否与《采购申请》中内容、规格型号相符
   使用部门检查产品质量是否合格,是否为三无产品
   库房对到货数量进行核对
   部分物品暂时无法验收,与供货商协商经试用后再验收、付款
  2. 验收符合要求后,填写《物资入库验收单》(见附表)
  库管员填写以下内容:
   库管员填写:物资名称、品牌、规格型号、单位、到货数量、单价、金额、供货商、库房验收
   各职能部门签字确认:采购员、使用部门负责人、库管员
  3.《入库验收单》填写后将第四联交给供货商,第三联交使用部门,第二联交采购员,第一联库房登帐。
  4. 物资入库,分类存放。

      5. 通知使用部门可以领取所需物资。
  6. 填写《入库验收单》中“采购申请号”、“验收单序号”两项。
  7. 按类别将到货物资分别登帐,并在《入库验收单》“登帐库存”栏中做好记录;将《入库验收单》、《采购申请》复印件存档。
   领用
   使用部门
  1. 填写《物资出库单》(见附表)领取所需物资。
  填写时注意以下几点:
   由专业主管及部门经理签字
   工程用料需注明该物资是否为有偿服务(收免费情况)。
  2. 投入使用。
   库房
  1. 接到《物资出库单》提货,出库。
  2. 将《物资出库单》统一编号,按类别进行销帐,并做好记录。
   报销
   采购
  1. 将第二联《入库验收单》做报销凭据。
  2. 填写《付款申请及报销单》(见附表)。
  填写时注意以下几点:
   写清报销内容、金额(大小写)、承办人
   将本次采购的全部原始发票、《入库验收单》(第二联)、《采购申请》原件粘贴附后
   部门经理审核后在承办人栏中签字
  3. 将《报销单》登记后送至综合部办理报销审批。
   综合部
  1. 接到采购送来的《报销单》,做好签收、登记后送至财务部进行审核。
  2. 财务审核后,报至总经理审批。
  3. 将审批后的《报销单》返回采购。
  4. 做好《报销单》返回记录。
   财务部
  1.接到综合部送来的《报销单》,对其中内容进行审核。
  审核时注意以下几点:

        《报销单》内容填写是否正确无误
   签字是否齐全
   发票、《入库验收单》、《采购申请》三份单据中内容、数量、金额是否相符
   实际金额与报销金额是否相同
  2.审核无误后签字确认。
  3. 由综合部取回审核后的《报销单》,送至总经理审批。
   采购
  1. 接到综合部返回签批后的《报销单》,将《报销单》封页、全部原始发票复印存档。
  2. 持《报销单》到财务部领取现金(或支票)。
  注:付款形式应为支票;金额较少(如100元以下)可支付现金。
  

(责任编辑:湖南物业网)
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