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物业档案库房的管理

时间:2021-04-02 09:38来源:www.0731wy.com 作者:湖南物业网 点击:
物业档案库房的管理 (一)档案分库的一般原则 档案如何分库存放,是库房管理的重要一环。这一步考虑周全了,就为以后的库房管理奠定了基础,会省去很多麻烦和困难。需要特别注意的是,不同载体的档案要尽量分库存放,声像档案和档案缩微胶片应单独存放。 (二)档案

      物业档案库房的管理
    (一)档案分库的一般原则
    档案如何分库存放,是库房管理的重要一环。这一步考虑周全了,就为以后的库房管理奠定了基础,会省去很多麻烦和困难。需要特别注意的是,不同载体的档案要尽量分库存放,声像档案和档案缩微胶片应单独存放。
    (二)档案装具的排放要求
    档案装具在库内排放,应本着便于档案的提调、运送、采光、空气流动、整齐美观的要求。库房门应对着库内的主通道,主通道的净宽不少于1.5m。固定式的装具,相邻两排之间的净宽应不少于0.8m。为便于通风和防潮,装具不能紧贴墙壁,与墙壁的距离应不少于8cm,装具于墙壁之间的通道不少于0.6m。有窗户的库房,装具的行排应与窗户垂直,利于通风和避免室外光线直射档案。
    各排装具靠近主通道的一端,应有整齐统一的侧板,以便于贴插标签。
    (三)档案的排列次序和方法
    档案在库内的排放次序,包括档案装具的编排次序、全宗内各类项档案之间的排列次序,以及同一类项档案在柜架上的排放次序。
    装具在库内的编排次序,应根据库房的形状、装具的排放方式而定。无论是固定式柜架还是活动式柜架,其编排次序一般是:人站在库内主通道上,面对各排行柜架,左起第一排为首排,右起第一排为末排。
    全宗内档案的排放要保持相互之间的联系,按照分类方案逐类排放。每类档案排完后预留一定的空间。
    档案在柜架内的排放次序,应先左后右,先上后下。对于一个档架来说,起始卷号在架的左上角,终止卷号在架的右下角。一个排面的档案排放满后,转到背面的柜架,仍是按前一排面的方式次序排列。
    档案在装具内不应放得过紧过挤,以免给提取和存放带来困难,并因此造成卷皮和卷盒的损伤。此外,每一类项的排尾,要空留一定数量的装具空间,以备以后档案增补、修复或改装卷盒卷皮时的体积增大。
    (四)档案柜架贴插标签
    档案柜架贴插标签,是库房管理中的一项必须工作。其作用在于:使库房管理人员明了档案存放位置,便于提还档案,便于新来工作人员熟悉环境、业务,便于检查、参观。
    具体做法是,在每一排柜架靠近主通道的一端,在适当高度位置统一贴插字体工整醒目的标签,每一柜架内的各个隔层,也要标明档案类项名称和案卷起止号,以便查找和提还案卷。
    档案装具标签内容包括全宗名称、全宗号、分类号、项目号、案卷起止号、年度、保管期限、箱柜号。
    (五)物业档案存放位置索引
    为了便于保管工作人员和提供利用工作人员全面掌握档案存放情况,迅速地提还档案,物业档案分库分类排好之后,应该编制《档案存放位置索引》(或称《档案存放地点索引》)。依其作用分为两种:
    其一,是指明档案存放位置的,以档案类项为单位,标明存放处所。
    其二,是指明各档案库房保存档案情况的,以档案库房和档案架(柜)为单位,标明所存放的是何种档案。
    上述两种索引,按形式又可分为书本式和卡片式两种。第二种并可采取图表形式,把每个库房(楼、层、房间)内档案的存放情况绘成示意图,悬挂在醒目的地方,以便随时参看。这两种索引的详略程度和项目,可根据档案馆(室)的具体情况决定。
    (六)库房卫生
    档案库房卫生是库房管理中的经常性工作,是档案保护技术中诸多内容的一个重要项目,关系到档案的生虫、长霉、污染、磨损等问题。库房卫生的要求是:(1)地板、门窗、墙壁、灯具及顶棚保持光洁明亮;(2)档案柜架各部位及所放档案和包装材料清洁无土;(3)档案放置整齐,其他器材物品放置有序;(4)与库房管理无关的器材、杂物一律不准存放等。
    为保证库房卫生清洁,还应采取以下措施:(1)新建或改建库房时,地板应为水磨石;(2)在资金允许的条件下,将墙壁四周和顶棚粘贴墙布或涂刷涂料;(3)窗户要严实,最好少设或不设窗户;(4)对新增添的装具,接收或征集来的档案、出库利用较久的档案,入库前必须进行擦洗、除尘和消毒;(5)管理人员入库必须穿工作服、换鞋,非库房管理人员禁止入库,尽量少接待或不接待库房参观;(6)坚持经常和定期进行清扫卫生和维护工作。
    (七)档案安全检查
    定期和不定期地对档案进行安全检查,是库房管理工作中的一项重要内容,是维护档案安全和完整的一项重要措施。
    1.检查的内容和目的
    主要从三个方面进行检查:一是从政治安全方面出发,检查档案有无被盗、被损和泄密等情况,及时发现不安全的因素,以便采取有效措施,确保档案的安全;二是从保护技术方面检查,看档案有无发黄变脆、字迹褪色、虫霉感染、潮湿粘连等自然损毁现象,以便采取相应措施,积极防治;三是从档案管理方面检查档案是否缺少、案卷有否错位。并应检查库房是否进水、门窗是否牢固、消防设备是否齐全、有无异常变化等情况,以便分析原因,改进工作,加强管理,防止意外事故的发生。
    2.检查方式和方法
    定期检查一般一年或两年一次,按档案目录逐卷检查。不定期检查一般在库房发生水火灾害、档案被盗或怀疑被盗、发现虫蛀、鼠咬和霉烂等现象以及档案保管人员调换工作等情况时进行。可先局部检查,发现问题再全面检查。检查时必须做检查记录,以一级类目为单位进行。检查后应写出检查报告,内容包括检查工作的组织、人员、检查时间、进行情况、发现的问题,以及妥善处理发现的问题和改进工作的意见等。
    (八)借阅档案制度
    馆内外人员借阅档案,必须办理正式借阅手续,填写提调单。提调单一式二份,一份留库房存查,一份随档案送交利用出纳台。并应严格规定:正常情况下,档案原件不能调离档案馆(室);利用者不得在档案上作任何圈点勾划标记;阅览室内不得吸烟,阅览桌上不得放置水杯、墨水等易污染档案之物品;破损、待修的档案,一律不提供利用;有复印件、缩微品的档案,除特殊原因经批准同意者外,不再提供档案原件。

 

 

(责任编辑:湖南物业网陈)
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