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物业公司人事档案管理制度

时间:2018-05-16 09:02来源:www.0731wy.com 作者:湖南物业网 点击:
1、目的 为了将企业人事档案管理工作制度化,规范化,维护人事档案材料完整,防止档案丢失、损坏便于相关人事档案材料的借阅和使用。 2、适用范围 适合公司全体员工 3、人事档案分类 员工人事档案分为以下八大类: 3.1 入职档案 3.2 个人简历、员工登记表、

1、目的
     为了将企业人事档案管理工作制度化,规范化,维护人事档案材料完整,防止档案丢失、损坏便于相关人事档案材料的借阅和使用。
2、适用范围
     适合公司全体员工
3、人事档案分类
      员工人事档案分为以下八大类:
3.1  入职档案
3.2  个人简历、员工登记表、入职试卷、面试评价表、身份证、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。
3.3   员工更改姓名、民族、年龄、工作时间等过程中形成的个人申请表,上级领导批复以及所依据的证明材料。
3.4   劳动合同、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。
3.5   培训档案
3.5.1 新员工入职培训试卷、培训心得。
3.5.2 参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。
3.6    职位档案
3.6.1 职位说明书、职务说明书、职务任命书。
3.6.2 职务变动申请、职位、职务变更记录。
3.7     薪酬考核档案
3.7.1 试用期考核表、员工试用期总结表。
3.7.2 季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。
3.7.3 工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。
3.8    其他档案
3.8.1 各类奖励、处罚记录。
3.8.2 离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根其他补充协议。
4、人事档案的归档
4.1 首先对各类人事档案进行鉴别,看其是否符合归档的要求。
4.2 按照材料的属性、内容,确定其归档的具体位置。
4.3 在目录上补登材料名称及有关内容。
4.4 将新材料放入档案。
5、人事档案的核查核对
5.1检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的,既包括对人事档案材料本身进行检查,如查看有无霉烂,虫蛀等,也包括对人事档案保管的环境进行检查,如查看档案室环境是否良好,有无其他存放错误等。
5.2检查核对一般要定期进行。但在下列情况下,也要进行检查核对:
5.2.1突发事件之后,如被盗、遗失或水灾火灾之后。
5.2.2对有些档案发生疑问之后,如不能确定某份材料是否丢失。
5.2.3发现某些损害之后,如发现材料变霉,发现了虫蛀等。
6、人事档案的转递
6.1 档案的转递一般是由工作调动等原因引起的,转递程序如下:
6.1.1 取出应转走的档案。
6.1.2 在档案底账上注销。
6.1.3 填写《转递人事档案材料的通知单》。
6.1.4 按发文要求包装、密封。
6.1.5 在转递中应遵循保密原则,一般通过内部人员转递,不能交本人自带。
6.1.6 收档单位在收到档案,核对无误后,应在回执上签字盖章,及时退回。
7、人事档案利用的方式
7.1    查阅
      设立档案查阅资料室以供利用查阅。相关权限人员可以到人事档案管理部门进行查看,无关人员不得要求档案查阅。档案管理部门要做好查阅的资格审查及登记工作。
7.2    借出使用
       相关人员为完成某项工作任务,必须将人事档案借出使用时采用的方式。借阅人必须履行严格的借阅手续,基础时间不能超过一周,需要在“借阅登记表”上进行登记,逾期未归还者,续办延长借阅手续,并到期归还。
7.3  出具证明材料
      一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出国等要求需要档案管理部门出具证明材料的,由管理部门向证明人核实情况,可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查,经主管部门审批,加盖公章后方能生效。
8、人事档案利用的手续
8.1 查阅手续
      查阅手续包括以下内容:首先,由申请查阅者写出查档申请,在申请中写明查阅的对象,目的,理由,查阅人的概况等情况;其次,查阅部门负责人签字;最后,由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核,若理由充分,手续齐全,则给予批准。
8.2 外借手续
       首先,借档人员写出借档申请,内容与查档报告相似;其次,借档人员(部门)盖章,负责人签字;再次,人事档案部门对其进行审核、批准,然后进行借档登记。把借档的时间,材料名称、份数、理由等填清楚并由借档人员签字;最后,归还时及时在外借登记上注销。
8.3 出具证明材料的手续:
      单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时,需履行以下手续:首先,由有关人员(部门)提出申请,说明要求出具证明材料的理由;其次,人事档案部门按照有关规定,结合利用者的要求,提供证明材料;最后,证明材料由人事档案部门有关领导审阅,加盖公章,然后登记、发出。
9、人事档案保密规定及保存期限
9.1  公司由人力资源部门负责管理人事档案的工作,保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁,并且严格保密,不得扩散。
9.2  公司的内部各类人事档案原则上永久保存,对于已辞职、辞退人员的个人档案,自员工离职之日起3年后方可销毁。
10、附则
10.1此制度解释权归人力资源部。
10.2本制度自发文之日起开始执行。

附表:
《人事档案借阅登记表》
《人事档案借档申请表》

人事档案借/查阅登记表

部门        查阅人
姓名        岗位        查阅对象        目的        材料名称        理由        份数        原/复印件        借阅时间        归还时间        
人事档案借/查档申请表
查/借档人部门                查/借档人姓名                查/借档人岗位        
查/借档对象                查/借档时间                预计归还时间        
借/查档理由:
部门负责人审核:        人力资源部审核:        总经理审批:

(责任编辑:湖南物业网陈)
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