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物业公司档案管理机构及其职责

时间:2019-11-27 10:08来源:www.0731wy.com 作者:湖南物业网 点击:
一、物业档案管理机构及其职责 (1)公司档案工作实行二级管理,一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。 (2)综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理,各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使

 一、物业档案管理机构及其职责

(1)公司档案工作实行二级管理,一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

(2)综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理,各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

(3)档案管理人员要严格执行公司档案管理规定,认真细致地做好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用。

(4)综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导,每年对二级档案管理进行一次检查验收。

二、物业归档管理制度

(1)凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理 及工程建设等活动,具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

(2)凡属归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理,任何个人不得擅自留存。

(3)归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批不能归档或相关部门保留的,综合部保存复印件。

(4)凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

(5)业务活动中涉及金融财税方面的资料,由财务部保存原件;属于人事方面的资料,由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的,由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。

(6)由公司对外签订的经济合同,应保留三份原件,综合管理部保存一份,财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时,由综合部保存原件。

(7)在归档范围内的其他资料,由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制,归档范围外的由各部门自行保管。

三、 物业档案保管制度

(1)公司综合管理部设存放档案的专门库房,各部门应根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

(2)归档资料要进行登记,编制归档目录。

(3)档案管理员要科学地编制分类法,根据分类法,编制分类目录;根据需要编制专题目录,完善检索工具,以便于查找。

(4)档案要分类、分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。

(5)库存档案必须图物相符,帐物相符。

(6)档案管理人员要熟悉所管理的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。

(7)根据有关规定及公司实际情况,确定档案保存期限,每年年终据此进行整理、剔除。

(8)经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

(9)严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。

(10)凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。

四、 物业档案借阅制度

(1)档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

(2)借阅档案资料,须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方,不得携带外出。需要借出档案的,须经档案保管部门负责人批准。

(3)借阅档案,必须履行登记、签收手续。

(4)借出档案材料 的时间不得超过一周,必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的,须经分管副总经理批准。

(5)借出档案时,应在借出的档案位置上,放一代替卡,标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人,以便查阅和催还。

(6)借阅档案资料者必须妥善保管档案资料,不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件,归还时保证档案材料完整无损,否则,追究当事人责任。

(7)借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主管部门及时处理。

(8)重要档案、机密档案不得借阅,必须借阅的要经分管副总经理同意,必须外借的,由总经理审批。

 

 

(责任编辑:湖南物业网陈)
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