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业主档案管理指导书

时间:2019-09-09 14:43来源:www.0731wy.com 作者:湖南物业网 点击:
1. 业主档案内容。 ⑴ 经业主签署后的《收楼签收表》 ⑵ 业主的有关证件复印件 ⑶《业主/住户紧急联络资料登记表》 ⑷《住户手册签领声明回执》 ⑸《业主授权印鉴书》 ⑹《住户缴费委托书》 ⑺《交楼验收交接表》 ⑻《室内装修申请表》、《室内装修审批表》

 1.  业主档案内容。
⑴ 经业主签署后的《收楼签收表》
⑵ 业主的有关证件复印件
⑶《业主/住户紧急联络资料登记表》        
⑷《住户手册签领声明回执》
⑸《业主授权印鉴书》
⑹《住户缴费委托书》
⑺《交楼验收交接表》
⑻《室内装修申请表》、《室内装修审批表》、《空调/防盗网等安装申请表》、《装修施工现场管理规定》、《装修单位排水设施检查记录表》、《住宅室内装饰装修管理服务协议》、《装修验收表》、相关图纸。
⑼其他应保存的资料。
2.   业主档案袋的制作。
⑴  准备适量的26CM*34CM左右尺寸的档案袋。
⑵  将“房号、业主姓名”写在档案袋封面左上角。
(3)将业主档案内容制成一张明细表格,粘贴在档案袋封面下方。
3.   将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。
4.   将各业主的档案按楼号、楼层号、房间号的先后顺序放入档案柜内。
5.   按顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内。
6.   业主档案的跟踪。
⑴  当发生下列情况变化时,物业助理应将变化情况记录在业主档案中:
①  通讯电话联络方式发生变化时;
②  业主发生更替时。
⑵  业主档案跟踪管理,对拖欠管家理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主,物业助理应至少每隔15天就对业主的联系方式跟踪一次。
⑶  对产权发生变更的业主,管理处应及时为新业主建立“业主档案”,同时对原业主的档案另行保管,保管期三年。
7.  业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报管理处经理批准,经物业助理办理登记手续后方可查阅。
8.   业主档案应永久保存。
9.   具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。
10.  本作业指导书执行情况作为物业助理绩效考评的依据之一。
11.   记录
⑴ 《业主档案目录》。
12.   相关支持文件
⑴ 《档案管理作业指导书》。

 

 

(责任编辑:湖南物业网陈)
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