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物业客户投诉的处理原则及处理要领

时间:2019-03-11 11:29来源:www.0731wy.com 作者:湖南物业网 点击:
物业 客户投诉的处理原则及处理要领 1、投诉处理宗旨: 站在客户角度,尽最大可能解决客户实际问题,提升客户满意度。 2、投诉处理原则: 1) 及时原则: 对投诉及时做出反应,并在规定的时间进行有效处理,不能及时处理完毕的应按时跟进进展情况,并适时通知

      物业客户投诉的处理原则及处理要领
1、投诉处理宗旨:
     站在客户角度,尽最大可能解决客户实际问题,提升客户满意度。
2、投诉处理原则:
1)   及时原则:
      对投诉及时做出反应,并在规定的时间进行有效处理,不能及时处理完毕的应按时跟进进展情况,并适时通知客户。
2)   诚信原则:
      注重承诺和契约,有诺必践;处理问题应以能够公诸于众为标准,不暗箱操作;为保证诚信原则的贯彻,应注意不承诺能力以外的事情,不轻易承诺结果。
3)   专业原则:
      以专业标准要求自己,体恤、尊重客户;协调专业部门从专业角度处理问题,做到实事求是、有根有据,维护公司专业形象。
2、投诉处理要领
1)   认真对待,不敷衍塞责:
      对具有管理责任或具有群体投诉倾向性质的,部门负责人应第一时间出面以示对当事人的尊重;迅速查明情况,高效率处理,属于我们的责任,不能推卸。
2)  坚持原则,不随意让步:
     以法律法规、合同、质量标准、国家规范为依据,明确事实。涉及赔偿问题要根据管理责任承担,必要时由公司进行协调。
3)   态度鲜明,不含糊其辞:
     对我们不应当承担责任的,应明确告知客户,即使客户不接受,甚至以曝光相要挟,都不能含糊其辞;对于不能即时答复的,应该在查清事实的基础上,给客户一个负责任的答复;如发现客户可能采取过激行为的,应及时向公司品质管理部和相关领导反映。
4)  统一回复口径:
     在回复客户应统一回答口径,避免不同的人回答结果不一样,公司对外有统一发言人。
    客户投诉的处理流程:
     物业服务中心应及时公布受理客户投诉的渠道,包括投诉的电话,传真,电子邮箱地址,联系人,客户意见箱等,保证24小时均有岗位受理客户投诉且投诉渠道便利、畅通。
1、投诉的受理
1)   接到客户的投诉应及时登记,受理客户投诉时应收集的信息包括:客户的姓氏、地址、电话、投诉事件等。受理客户投诉时应注意表示对客户的尊重和关心,了解事件的真相,客户的感受和客户想通过投诉达到的意愿,受理结束时,要对客户致歉或感谢其对我们服务工作的支持。受理邻里纠纷投诉时,注意不要强行索要业主房号、姓名等,以免投诉业主反感。
2)  受理人员对于不了解的事情,忌猜测和主观臆断。受理人员能够及时处理的投诉要及时处理,不能及时处理的,应与业主明确最快反馈信息的时间,然后立即将投诉信息转交部门客户服务负责人(或指定岗位),由客户服务负责人(或指定岗位)处理客户投诉。
3)   物业服务中心各类职员工接到客户投诉时均应准确记录并及时反映至指定岗位。
4)   物业服务中心每日需对当日受理的投诉进行日盘点,以防止遗漏和信息传递上的失误,延误投诉处理的时机,导致投诉升级或矛盾激化。
2、投诉的处理
1)  客户服务负责人根据投诉内容,安排协调专业人员对客户投诉信息进行现场了解。
2)  根据了解的情况拟定处理措施,在约定或规定的时间内进行回复。
3)  如果客户同意,则按双方达成的一致意见处理;如果客户不同意,则进一步与业主沟通和协商,直至双方达成一致意见。
4)  物业服务中心努力后仍不能及时处理的投诉,应及时向公司品质管理部报告,由品质管理部负责处理、跟进和回访。
5)  对于上交到或直接投诉到公司的投诉,物业服务中心验证处理措施后,应将结果及时反馈至公司,以便于公司回访。
6)  对于客户的无理投诉,也应该给予合理、耐心的解释,通过适当的沟通技巧让客户接受。

 

 

 

(责任编辑:湖南物业网陈)
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