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入住管理标准作为规程

时间:2018-12-03 10:10来源:www.0731wy.com 作者:湖南物业网 点击:
入住管理标准作为规程(三) 1.0目的 规范业主入住管理工作,确保业主顺利入

        入住管理标准作为规程(三)

 
  1.0目的
 
  规范业主入住管理工作,确保业主顺利入住。
 
  2.0适用范围
 
  适用于业主入住的管理工作
 
  3.0职责
 
  3.1管理处经理负责组织安排入住工作。
 
  3.2公共事务部主管负责协助经理安排业主入住工作。
 
  3.3公共事务部管理员负责具体办理入住手续。
 
  3.4财务部负责核收各项入住费用。
 
  3.5机电维修部负责收楼时发现的楼宇整改的跟进和水电的开通工作。
 
  4.0定义
 
  入住:是指业主收到书面入住通知,并办理完相应手续。业主收到入住通知一个月内未办理入住手续的,视为入住。
 
  5.0程序要点
 
  入住的准备工作
 
  5.1入住资料的准备:
 
  a)根据小区的实际情况编写和印刷《住户手册》、《服务指南》、《消防安全责任书》、《入住通知书》;
 
  b)《入住通知书》的内容要求写明管理处办公地点、业主办理入住手续时应带的资料、证件及交纳的费用明细,并附简明扼要的入住流程等;
 
  c)印刷以下各类入住表格:
 
  ——《<业主证>领用登记表》;
 
  ——《装修申请表》;
 
  ——《住宅使用说明书》;
 
  ——《住宅质量保证书》;
 
  ——《钥匙领用登记表》;
 
  ——《入住验房表》;
 
  ——《业主家庭情况登记表》;
 
  ——《入住登记表》。
 
  5.1.2设计办理入住手续流程图。
 
  5.1.3入住时的环境布置:涉及服务标识区别的按《服务标识管理标准作业规程》有关规定办理:
 
  a)区内环境:
 
  ——入口处挂横幅,内容有“欢迎您乔迁某某某”等,插彩旗,营造热烈的气氛;
 
  ——插指路牌,由入口处到管理处,指路牌标明“管理处→”字样;
 
  ——入口处标明管理处办公地址和办公时间。
 
  b)管理处办公环境:
 
  ——挂灯笼,飘小彩带,摆放花篮、盆景,给人以隆重、喜庆的感受;
 
  ——张贴醒目的“办理入住手续流程图”,办理手续窗口设置要求做到“一条龙服务”,各窗口标识清楚,一目了然;
 
  ——管理人员着装整洁,精神饱满;
 
  ——办公室内资料摆放整齐有序。
 
  5.2办理入住流程图
 
  业主备齐入住资料
 
  到公共事务部办理入住手续、验证手续
 
  道财务部交纳入住费用
 
  验收房屋限期整改
 
  发放钥匙
 
  签署《业主公约》及《消防安全责任书》
 
  发放资料
 
  开通水电
 
  5.2发出入住通知
 
  5.3.1公共事务依据管理处办公会议议定的入住时间,向业主发出入住通知,内容包括:
 
  a)《关于办理入住手续的通知》;
 
  b)《致广大业主的慰问信》。
 
  5.3.2业主收到入住通知后,应当在规定的时间内带齐有关证件和资料到管理处办理入住手续。如果在规定期限到来的前3天内,业主尚未办理入住手续的,公共事务部管理员应再次发函或致电通知尚未办理入住手续的业主前来办理入住手续;超过规定期限未办理入住手续的,公共事务部应将情况向管理处经理汇报决定是否登报催办。业主办理入住手续需带以下证件:
 
  a)《关于办理手续的通知》;
 
  b)《购房合同》原件和复印件各一份;
 
  c)业主及家庭成员的身份证原件及复印件各一份,小一寸彩照每人各两张;
 
  d)单位购房的尚须带齐营业执照副本及其复印件各一份;
 
  e)委托他人办理的,需带业主委托书。
 
  5.4入住手续的办理
 
  5.4.1验证:管理员在业主前来办理入住手续时,应首先对以下证件进行检查:
 
  a)《购房合同》原件;
 
  b)业主的身份证原件;
 
  c)单位购房的还需检查其单位营业执照副本;
 
  d)委托他人办理的,还须检查业主的委托书。
 
  5.4.2检查无误后,管理员将《购房合同》原件、业主及家庭成员的身份证原件、单位营业执照副本返还业主,证件复印件及业主委托书存入业主档案。
 
  5.4.3将业主提供的照片中的一张贴在《业主家庭情况登记表》内,另一张为业主办理《业主证》。
 
  5.4.4交纳入住费用:公共事务部指引业主道财务部交纳入住费用,财务部根据手款项目开具手款收据。一般情况下,入住费用包括以下项目:
 
  a)煤气开户费:属代收代缴费用,小区无此配套项目的不予收费;
 
  b)有线电视初装费:属代收代缴费用,小区无此配套项目的不予收费;
 
  c)装修保证金;业主可选择入住时交纳或等申请二次装修时再交纳;
 
  d)装修垃圾清运费;同上;
  e)管理费:以入隹之日起计算当月管理费。
 
  5.4.5验房收楼:
 
  a)公共事务部管理员在为主交完入住费用后带业主验收房屋,并请业主将房屋存在的问题填入《业主入住验房表》中;
 
  b)房屋经验收合格的,管理员应请业主在《业主入住验收表》中签字确认;
 
  c)验收中发现问题,业主要求搬入或二次装修的,公共事务部应通知机电维修部在一周内末整改完毕的,管理员应将整改结果通知公共事务部:
 
  --机电维修部一周内末整改完毕的,管理员应将整改情况反馈给业主,并告之具体验收时间;
 
  --整改完毕后,由管理员通知业主二次验收;二次验收不合格的,由公共事务部主管进行跟进,限期尽快解决。
 
  5.4.6发放钥匙:
 
  a)业主收楼无问题或要求在搬入后再行维修的,公共事务部管理员应将业主房屋钥匙全部交给业主;
 
  b)业主收楼有问题,公共事务部管理员在将钥匙交给业主的同时,留下一把大门钥匙在管理处以供维修时用;
 
  c)业主在领取钥匙时,管理员应要求业主在《钥匙领用表》内签名确认。
 
  5.4.7签署《业主公约》、《消防安全责任书》;
 
  a)管理员将《业主公约》、《消防安全责任书》(一式两份)交给业主详细阅读;
 
  b)请业主签署《业主公约》、《消防安全责任书》;
 
  c)管理员将签署后的《业主公约》、《消防安全责任书》其中一份存入业主档案,另一份随其他资料交业主保存。
 
  5.4.8资料发放:管理员将以下资料发给业主保存:
 
  a)《住户手册》;
 
  b)《服务指南》;
 
  c)签署后的《业主公约》;
 
  d)签署后的《消防安全责任书》;
 
  e)《住宅使用说明书》;
 
  f)《住宅质量保证书》。
 
  5.5开通水电
 
  5.5.1公共事务部管理员应邀请业主一起将水电表读数抄录在《业主入住验房表》中。
 
  5.5.2通知机电维修部开通该业主房屋的水电。
 
  5.6业主档案管理的具体办法详见《业主档案管理标准作业规程》。
 
  5.7本规程作为相关人员绩效考评依据之一。
 
  6.0记录
 
  6.1《业主家庭登记表》
 
  6.2《业主入住验房表》
 
  6.3《钥匙领用登记表》
 
  6.4《业主证领用登记表》
 
  6.5《入住登记表》
 
  7.0相关支持文件
 
  7.1《装修管理标准作业规程》
 
  7.2《钥匙管理标准作业规程》
 
  7.3《业主档案管理标准作业规程》
 
  8.0附录
 
  《关于办理入住手续的通知》
 
 
 
(责任编辑:湖南物业网陈)
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