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物业管理收费流程和细则

时间:2011-03-11 15:37来源:www.0731wy.com 作者:湖南物业网 点击:
1.目的和适用范围 规范集团内物业管理公司的收款行为,为物业公司收费业务提供指导。 本规范适用于集团内全资及控股的所有物业管理公司(以下称公司)。 2.规范制订依据 本规范以《xx集团物业公司资金管理制度》和《物业收费管理规范》为指导,结合物业收

1.目的和适用范围
  规范集团内物业管理公司的收款行为,为物业公司收费业务提供指导。
  本规范适用于集团内全资及控股的所有物业管理公司(以下称公司)。
  2.规范制订依据
  本规范以《xx集团物业公司资金管理制度》和《物业收费管理规范》为指导,结合物业收费业务特点制订,各公司可根据本操作细则结合自身实际业务制订本公司的收费操作细则。
  3.收费业务岗位职责
  各公司应设置以下收费岗位,人员分工可一人一岗,也可岗位合并,但不相容岗位的合并,需经公司财务部批准。
  3.1收费员
  指经公司及管理处授权有权收取各类费用的人员。根据收费业务种类,收费员可包括:管理费收费员、停车场收费员、会所收费员、特约有偿服务收费员、泳池售票员、其他业务收费员等。
  管理处出纳可兼任收费员,并同时按收费员岗位要求履行职责。
  3.1.1收费员必须在授权收费业务范围内按规定的收费标准收款。
  3.1.2保证所收款项真实、准确。
  3.1.3正常工作时间内收款,工作日结束前将款项交于出纳;或直接将款项送存银行,凭银行缴款单与出纳结款;非正常工作时间或非银行营业时间收款,款项存入管理处指定的专用保险柜,并于下一正常工作日上班起两小时内与出纳结清。
  3.2管理处出纳员(以下简称出纳)
  3.2.1审核所在管理处收费员收款业务的合法性、合规性。
  3.2.2督促收费员按要求及时结清款项、并审核票款一致性。
  3.2.3与公司财务部进行款项交接。
  3.2.4登记现金、银行存款日记账。
  3.2.5管理处未设会计岗位时,负责编制管理处应收款台账或明细表。
  3.2.6对所在管理处的收费员进行业务指导。
  3.2.7协助公司按规定的时间和频次对各业务现场的收费情况进行检查。
  3.3管理处票据管理员(以下简称票据管理员)
  3.3.1收费员不得兼任票据管理员;出纳兼任收费员时也不可兼任票据管理员。
  3.3.2负责向公司票据管理员领取各类收费票据,并办理领用登记手续。
  若管理处确需自行领购收费发票,需经公司财务部审批同意。票据管理员领购后,需向公司财务部备案领购情况。
  3.3.3负责向所在管理处的收费员发放各种收费票据并办理领用登记手续。除收费员外,严禁将收费票据发放他人。
  3.3.4对收费员使用完毕的票据及相应的收款上缴情况进行核对,登记办理票据核销手续。
  3.3.5将核销完后的票据存根向公司票据管理员进行核销,并登记办理核销手续。
  3.4管理处会计(以下简称会计)
  3.4.1负责所在管理处的收款管理。
  3.4.2编制管理处应收款台账及明细表。
  3.4.3定期不定期与出纳提供的收款凭证、日记帐、台帐进行核对,保证所有入帐的收款业务和出纳的收款记录完全一致。
  3.4.4负责对收费员进行收款业务督导。
  3.5公司财务经理
  3.5.1制订和完善所在物业公司的收款管理制度。
  3.5.2负责收费业务的岗位分工、业务指导与培训。
  3.5.3定期不定期对各管理处的收款业务进行检查。
  3.5.4对公司及所属各管理处的各项收款业务承担管理责任。
  4。收费业务及管理
  4.1.公共性服务收费及代收公共费用(以下简称公共性收费)
  公共性服务收费包括物业管理费、电梯运行费、水泵运行费等;代收公共费用指公司代全体业主及住户或公共事业部门的收费,如公共维修基金、水、电、气、暖等。
  4.1.1为了提高收费效率、保证收费项目和收费金额的完整性,所有非单一业主的公共性收费均应通过物业管理收费系统进行计费和收费。
  4.1.2计费人员在每期(月、季、年)收费前按规定的收费标准对各项收费计算应收费用,生成物业月收费汇总明细表。
  4.1.3.打印并下发收费通知单至各业主或住户,知会其于收款日前在账户中存入足够金额的款项;或到管理处缴纳现金、支票;或将款项转账到管理处指定的账户。
  4.1.4.收费员或银行托收处理人员按照与业主或住户事先约定的收费时间向其收取现金、支票或委托银行收款。
  4.1.5.当业主或住户以现金或转账方式(含给付支票)缴纳费用时,收费员应向业主或住户开具发票,在发票上注明房号、收费所属期间、收款金额、收款方式等,并由业主或住户签名。
  4.1.6.收费员将所有现金或转账收款录入物业收费系统,打印机制收费收据,作为收款
  发票的附件。
  4.1.7.银行托收处理人员应及时跟踪托收情况,向托收成功的业主或住户开具收款凭证。
  4.1.8.收费员汇总当天所有收款编制《收款日报表》,并于工作日结束前将款项存入银行或直接交予出纳;出纳核对钱款与票据后,向收费员开具收据或在收款日报表上签收。
  4.1.9.月末,公司财务部结账时,应将物业收费系统的数据与金蝶财务软件的数据进行核对。保证物业收费系统的各项目应收数、实收数、拖欠款明细数与汇总表、财务账数据三方核对一致。
  4.2.停车收费
  4.2.1.临时停车收费
  原则上要求停车场收费员直接向票据管理员领取和核销收费发票;收款后直接向出纳缴款(非正常工作时间的收款存入管理处指定的保险柜)。
  4.2.1.1.停车场收费员从票据管理员处领取停车专用定额发票,并在《票据领用登记簿》中登记领用情况。
  发票领用量须严格控制,以使用完毕即可换领的最低使用量为宜。
  4.2.1.2.停车场收费员必须妥善保管和使用所领用的发票,严禁转交他人。
  4.2.1.3.车辆驶出小区时,收费员凭停车场电脑收费系统确认的收费金额或车辆出入凭证上记载的时间计算的金额收取停车费。
  收费时必须给付发票,严禁收费不给发票。
  4.2.1.4.对于按政府、集团、公司的相关规定,符合免收停车费条件的车辆,须在“免费临时停车登记表”中记录并由车辆驾驶人员签名确认。记录表应记载而不限于以下内容:车辆、出入时间、单位、联系电话。
  4.2.1.5.收费员换岗或下班,应及时将收款上缴出纳(非工作时间存入管理处指定的保险柜),出纳收款后开具收据(收据注明发票号码)。
  4.2.1.6.收费员每使用完一本发票,须及时凭发票存根和收款收据核销联与票据管理员办理核销手续。票据管理员核对一致后,双方在《票据领用登记簿》上签名确认。

       4.2.1.7.管理处会计或出纳应至少每周对停车场各收费岗进行一次突击检查,核实当班收费员手中的现金、票据、车辆出入凭证或电脑收费系统等金额是否相符。
  4.2.1.8.使用停车场电脑收费系统的管理处,操作人员应至少一月一次根据系统中的收费数据,与当月各收费员上缴的款项总额核对一致。
  4.2.1.9.例外处理
  个别管理处若因特殊情况,不能实现停车场收费员直接向出纳领取票据及缴款,而是需要安全主办(或主管)汇集各收费岗的款项,再向管理处结清票款时,须征得公司同意并报地产公司备案。同时,须严格控制以下环节:
  4.2.1.9.1.公司财务部应向涉及收款的安全主办(或主管)授权,列明其收款权限和范围。
  4.2.1.9.2.安全主办(或主管)在票据管理员处领取停车专用定额发票,并在《票据领用登记簿》中登记领用情况。
  4.2.1.9.3.安全主办(或主管)将定额发票分发给各收费员时,须在《停车费定额发票使用及收付款登记簿》上办理领用手续。
  4.2.1.9.4.上下班收费员换岗时,须进行票、款交接,并在《停车费定额发票使用及收付款登记簿》中详细记录交接情况。
  4.2.1.9.5.《停车费定额发票使用及收付款登记簿》存放当班收费员处,必须视同钱款妥善管理。
  4.2.1.9.6.收费员每使用完一本发票,须及时将款项和发票存根交授权的安全主办(或主管),安全主办(或主管)向收费员开具收据(收据上注明发票号码)。
  4.2.1.9.7.安全主办(或主管)凭定额发票存根和收款收据核销联与票据管理员办理核销手续。票据管理员核对一致后,双方在《票据领用登记簿》上签名确认。
  4.2.2.固定车位租金(或非固定月租)收费:
  4.2.2.1.使用电脑收费系统收取停车月租的单位
  4.2.2.1.1.收费员向票据管理员领用停车费定额发票,并在《票据领用登记簿》上登记领用情况。
  4.2.2.1.2.收费员收取月租费后须向业主或住户开具发票,发票上应注明车牌号和缴费所属期间;
  4.2.2.1.3.收费员或专职办卡人员在电脑收费系统中录入停车费所属区间,系统生成应收费金额后,与所收款金额核对,将收费信息记入停车IC卡中。任何人不得修改收费系统中的收费金额。
  4.2.2.1.4.收费员收到支票时应及时交予出纳以便尽快到银行办理转帐,并于工作日结束前,编制《收款日报表》,向出纳缴交款项,出纳向收费员开具收款收据(收据上注明发票号码)。
  4.2.2.1.5.发票整本用完后,收费员凭定额发票存根和出纳开具的收款收据核销联向票据管理员核销,票据管理员核对一致后,双方在《票据领用登记簿》上登记。
  4.2.2.1.6.月终,财务人员应核对所有收据、发票所开具的车位月租收费金额与财务账、停车场电脑收费系统相关数据相符。
  4.2.2.2.未使用电脑收费系统收取停车费的单位
  4.2.2.2.1.收费人员向管理处票据管理员领用停车费定额发票和停车卡,在《票据领用登记簿》上登记办理领用手续。
  停车卡由票据管理员视同钱款妥善管理。收费员或专职办卡人员领用时应在《票据领用登记簿》上登记办理领用手续。
  4.2.2.2.2.收费人员按规定标准收费,并开具停车定额发票,发票上应注明车牌号和缴费所属期间。
  4.2.2.2.3.收费人员或专职办卡人员按收费金额派发相应固定收费金额的停车月卡、季卡、年卡交付款人。同时登记《xx物业停车月卡(含季卡、年卡)登记表》,表中应包括而不限于房间号、车牌号、缴费所属期间和收费金额,并请客户签收确认。详参见《xx物业停车月卡(含季卡、年卡)登记表》
  月卡不得跨月使用,月收费标准不同的停车卡应分别制作。
  4.2.2.2.4.停车卡使用完毕后,票据管理员凭出纳的收款收据核销联和定额发票存根联与已使用停车卡应收金额核对一致,双方在《票据领用登记簿》上办理发票和停车卡的核销登记手续。
  4.2.2.2.5.月终,财务人员应核对所有收据、发票开具的停车月租收款金额、《xx物业停车月卡(含季卡、年卡)登记表》、停车卡使用情况等相关数据与财务账相关账户金额相符。
  4.3.特约有偿服务收费
  4.3.1.由专人向服务人员发出有偿服务指令,包括客户信息、服务内容、服务时间、服务标准。
  4.3.2.服务人员根据指令提供服务,完成服务后按服务内容和公司制订的收费标准计算的收费金额填写《xx物业家政服务记录单》,注明收费金额,请住户签名。
  4.3.3.当服务人员直接收费时,管理处应建立健全检查和监督机制。客户服务人员向客户电话或实地回访时,回访内容必须包括服务内容和收费金额。
  4.3.4.工作日结束前,收费员将服务费上缴出纳,出纳开具收据,在收据中注明所收费用包含的服务单据号码,将客户联和核销联交有偿服务收费员。
  4.3.5.《xx物业家政服务记录单》由收费员直接到票据管理员处领取并在《票据领用登记簿》上办理领用登记手续;使用完毕后,凭票据存根和出纳开具的收款收据核销联,与票据管理员办理核销手续,双方在《票据领用登记簿》中签字确认。
  4.4.开放式泳池收费(适用于对外开放、出售门票,凭票进入的游泳池)
  4.4.1.泳池售票人员根据业务需要向票据管理员领取游泳池门票,并在《票据领用登记簿》上登记领用情况。
  4.4.2.门票在出纳加盖收款专用单或财务专用章后方可使用。
  4.4.3.泳池售票人员收款交付门票。
  4.4.4.泳池验票人员收取门票放行。
  4.4.5.营业终了,泳池售票员向出纳上缴营业款并填报门票售出情况;验票员向出纳上缴收取的泳池门票。出纳员将所收款项与门票出售情况和收取的门票进行核对。
  4.4.6.门票使用完毕,泳池售票员凭票据存根联向票据管理员核销,票据管理员应将所收款项与票据存根联金额核对一致后在《票据领用登记簿》登记核销。
  4.4.7.开放式泳池若有其他消费性项目收费,请参照会所收费相关条款执行。
  4.5.会所收费
  在会所服务场所内收费,原则上应配备并使用收银机收取现金。
  4.5.1.票据领用:

        4.5.1.1.会所负责人从票据管理员处领用会所门票、月卡、次卡等消费卡、酒水单等票据,在《票据领用登记簿》上登记办理领用手续。
  4.5.1.2.会所负责人将票据分发至会所服务人员和会所收费员时,须办理内部领用登记手续。所有收费票据必须连号使用,作废票据必须所有联次钉在一起,并注明作废字样。
  4.5.1.3.票据使用完毕后,会所负责人收集票据存根交票据管理员,双方在《票据领用登记簿》登记核销。
  4.5.1.4.会所门票、月卡、次卡等会所消费卡均由收费员视同钱款妥善保管。
  4.5.2.收费:
  4.5.2.1.凭会所消费卡(非充值卡)消费的收费
  4.5.2.1.1.会所收费员根据客户需求种类和时间,按规定标准计费收费,打印收银机电脑小票。
  4.5.2.1.2.会所收费员根据收费项目和时间办理相应的会所消费卡,消费卡上应记录消费类别和相应的时间或场次,收费员在会所消费卡上签章。
  4.5.2.1.2.会所负责人或授权人凭收费电脑小票,对消费卡进行审核,审核一致后在消费卡签章。
  所有会所消费卡必须有收费员和审核人员双方签章时方为有效。
  4.5.2.1.3.客户凭会所消费卡消费,会所服务人员填写“会所消费情况登记表”,记录会员入场时间、结束时间、会所消费卡号等。
  4.5.2.1.3.客户消费超过原购买时间和次数,应重新开票收款、办理会所消费卡,不得在原消费卡上修改。
  4.5.2.2.使用充值卡的会所,任何人员不得修改系统中的收费记录。每月末会计结账后,应将充值收费系统的当月收款金额、消费金额和充值卡余额与财务预收款发生数和余额核对一致,并打印预收款余额明细表存档。
  4.5.2.3.酒水、食品的收费
  4.5.2.3.1.会所服务人员根据客户需要开具酒水单,注明单价和金额。
  4.5.2.3.2.会所服务人员根据生效的酒水单提供消费服务。
  4.5.2.3.3.会所收费员将消费项目录入收银机,打印电脑小票,收取款项(未实行电脑收费的,开具收款收据),将小票或收款收据、酒水单粘贴保存。
  4.5.4.4.款项的上缴:当日营业结束,会所收费员打印电脑收费日报表,并与所有收费票据核对一致。将票款项交出纳。出纳向会所收费员开具收款收据。
  4.5.5.各公司会所若有其他经营项目,可参照上述条款增加或细化会所收费细则。
  4.6.其他业务收费:
  其他收费业务包括:入住预收管理费、水电费、公共设施配套相关费用;装修押金、出入证工本费、代征装修税;公共设施临时经营收费及其他非经常性收费项目。
  4.6.1.公司根据国家、集团等相关法律、法规制定统一收费标准,收费员严格执行,公司未制订统一收费标准的零星收费项目,需凭已生效的协议、合约或管理处第一负责人的签字才能收取。未按公司的收费减免程序审批的任何减免均不得执行,公司任何人员无权对公共性收费项目进行减免。
  4.6.2.其他业务收费人员向票据管理员领取收款收据和发票,在《票据领用登记簿》上登记签收。
  4.6.3.收费员按收费标准收取款项,向交款客户开具收据或发票,在票据上详细列明:交款客户姓名或房号、所收款项内容、收款方式、收款金额、收款人,并请交款人在付款人处签名。
  4.6.4.工作日结束前,收费员填写《收款日报表》向出纳结清款项和收据,出纳核实后,在《收款日报表》上签收或为收费员另行开具收款收据。收据存根及未使用完的收据退回收费员。
  4.6.5.收据使用完毕后,收费员凭收据存根联及出纳开具的收款收据核销联或《收款日报表》核销联向票据管理员核销,双方在《票据领用登记簿》上登记。
  4.6.6.财务人员根据出纳上交的收据原始凭证记账,管理处应对押金类、预收类收款按户进行台账登记,每月结账后,台账明细汇总数应与财务软件中相应科目余额完全核对一致。
  5、生效日
  此细则自公布之日起实施。
  6、解释权
  此制度解释权归集团资金管理中心。
  xx企业股份有限公司
  资金管理中心
  2005年月日
 

(责任编辑:湖南物业网)
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